Michael Rogge
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Kreditorenmanagement Bearbeitungsprozess
Unser Bearbeitungsprozess im Detail
BFS finance bietet Ihnen eine ganzheitliche und
formatunabhängige Lösung für die Bearbeitung
Ihrer Lieferantenrechnungen an. Die papierbasier-
ten Eingangsrechnungen werden zentral einge-
scannt und die Originalbelege nach Ihren Vorgaben
zeitweise archiviert und anschließend entsorgt.
Neben dem klassischen Posteingang sind auch
die Verarbeitung von EDI-Rechnungen oder eine
Online-Lösung möglich. Dies ist der erste Schritt
zu einer vollständig elektronischen Rechnungs-
verarbeitung.
Im Anschluss an den Scanprozess werden
die Rechnungsdaten mittels OCR ausgelesen, interpretiert und mit den Stammdaten des ERP-Systems validiert. Dem Validierungsprozess ist eine hochentwickelte Logik hinterlegt, die mehr als 10.000 Validierungsregeln beinhaltet. Sofern beim Kunden ein Bestellwesen im Einsatz ist, werden die Bestelldaten ebenfalls als Basis für einen Abgleich zur Rechnung herangezogen
Da trotz intelligenter Technik keine 100%ige
systematische Erfassung der Daten möglich
ist, übernehmen Sachbearbeiter von BFS
finance die manuelle Nacherfassung der nicht
erkannten Positionen sowie eine Kontrolle der
Erfassung. Bei einem erfolgreichen Abgleich mit
dem Bestellvorgang erfolgt eine vollautomatische Buchung (”Dunkelbuchung”). Ist kein automatischer
Abgleich mit den im System hinterlegten Freigabe-
und Kontierungsdaten möglich, erfolgt eine manu-
elle Nachbearbeitung in unserem Dienstleistungs-
center.
Zusammen mit Ihnen entwickeln wir in der Set-up-
Phase ein Freigabekonzept, das auf Ihre individu-
elle Organisationsstruktur und Ihren Bedarf zuge-
schnitten ist. So stellen wir sicher, dass die einge-
henden Rechnungen exakt nach den unternehme-
rischen Richtlinien freigegeben werden. Über einen
per E-Mail zugestellten Hyperlink können die
berechtigten Personen die Freigabe der Rechnung
bequem an internetfähigen Rechnern vornehmen.
Optional können wir für den Freigabeprozess einen
SAP- oder webbasierten Workflow zur Verfügung stellen.
Die Kombination einer softwareseitig ermittelten und mit Ihnen abgestimmten Buchungsstrategie und unserem Know-how ermöglicht es uns, jeden Vorfall individuell und gleichzeitig mit größtmöglicher Zuverlässigkeit zu bearbeiten. Im Anschluss erfolgt die Buchung jedes Vorgangs durch kompetente Buchhalter im ERP-System. Alle Eingangsrechnungen, die durch BFS finance bearbeitet werden, können optional automatisch in einem elektronisc
hen Archiv abgelegt werden. Dabei werden auch relevante Rechnungsanhänge und die Vorgangsprotokolle des Verarbeitungsprozesses mitgespeichert. Daneben bieten wir eine Langzeitarchivierung auf revisionssicheren Datenträgern an, wobei Kriterien wie Prüfbarkeit und Fälschungssicherheit erfüllt werden.
Mit unseren integrierten Reporting- und Monitoring-Funktionen haben Sie die Möglichkeit, jederzeit umfassende Auswertungen der aktuellen Rech-nungsprozesse zu erhalten. Das in SAP integrierte Rechnungseingangsbuch ermöglicht Ihnen dadurch volle Transparenz und Kontrolle über den gesamten Verarbeitung
sprozess. Zudem bietet Ihnen BFS finance ein umfassendes Service-Konzept mit Anwender- Support und einem täglich erreichbaren Helpdesk an. Die gesamten Serviceleistungen basieren dabei auf Service Level Agreements, um eine kontinuierlich 
hohe Qualität zu gewährleisten.
